タスク管理が苦手です。
目標を立てても計画倒れといいますか、なかなか進まないことが多いのです。
目標や夢が達成できる 1年・1カ月・1週間・1日の時間術
タイムコーディネーターであられる、吉武麻子さんの書かれた書籍「目標や夢が達成できる 1年・1カ月・1週間・1日の時間術」より学びます。
TO DOとタスクの違い
改めて聞かれると答えられません。
といいますか、同じだと思っていました。
- TO DO 期限に設定がない、いつかやらねばならない業務
- タスク 決められた期限があり、それまでにやらねばならない業務
「TO DO」は期限を設けていないので、リストに書き出した順番で作業したり、すぐに終わりそうなものから作業してしまう傾向があるそうです。
心当たりがありすぎます。
自分の書き出して来たものはほとんどが「TO DO」でしたね。
「TO DO」も「タスク」も小さく書き出し過ぎるとデメリットにもなるそうです。
終わったタスクを消し込んで達成感を得るのはいいのですが、小さなタスクをこなしては「やることが進んだ！」と錯覚してしまうのが危険だと警鐘を鳴らされています。
また、タスクは目標や夢に向けた「未来のタスク」と日々の「こまごまとしたタスク」に分けて書き出すのがポイントになるそうです。
そうすることで「未来のタスク」を優先して取り組みながら、集中力が切れたときやスキマ時間ができたときに「こまごまとしたタスク」に取り掛かることが出来るようになるとのこと。
とても耳が痛いです。
大切なやるべきことを後回しにして、小さなタスクを消化することで「やった感」を味わっていましたね。
シングルタスクに集中する環境を整える
人はマルチタスクに向かないと聞いたことがあります。
この本でもミシガン大学の研究結果を交えながら、シングルタスクに集中することを勧めています。
そこでシングルタスクに集中するためには、環境を整えることがポイントになるそうです。
- タスクを細分化する
- タスクに優先順位をつける
- 取り組む時間を決めておく
- 「３分の法則」で割り込みタスクを処理する
- 集中できる環境を作る
タスクを細かくする理由は「最初の一歩を踏み出すため」です。
大きな山を登るための具体的な行動を順序立てて書き出して、最初の一歩を踏み出せる大きさにすることが目的になりますので、全てを細かくする必要はありません。
自分の場合は、細かくし過ぎてその作業だけで疲れてしまっていたかもしれません。
行動計画は自分が行動を続けられるよう、８割程度の精度で立てることもポイントになるそうです。
計画は修正・変更があるのを前提に、完璧を求めないようにするということですね。
集中できる環境を作るの項目は、時間を奪われない、集中を途切れさせないという意味合いで、メールやSNSの通知がこないようにオフにすることを推奨されています。
3:3:4の時間バランス
タスクの優先順位の決め方ですが、「緊急性」と「重要性」の軸から、「緊急ではないが重要なこと」にしっかりと取り組む時間を割くことを心がけることが大切になります。
ここが目標や夢に向けた「未来のタスク」になるからですね。
「緊急であり重要であること」も当然やらねばならないことでしょう。
しかしそれだけだと今すぐやらなければならないタスクばかりに追われてしまします。
そこで、
- 今やるべきことの時間「３」
- 人とかかわる時間「３」
- 未来のための時間「４」
「緊急性」と「重要性」の軸に「３：３：４」の時間配分を加えて優先順位を決めると、先延ばしにしがちだった未来のタスクに取り組む時間が作れるようになるとのこと。
まとめ
吉武麻子さんの「目標や夢が達成できる 1年・1カ月・1週間・1日の時間術」より、とくに印象的であったことを記録として残しました。
この他、大きな目標を小さく分解するための具体的な方法や、タイムコーディネートのためのフォーマットもたくさん紹介されています。
時間管理が苦手な方、なんだか中途半端で終わってしまう傾向のある方は、試してみる価値があると感じました。
計画だけでは夢や目標は実現しません。
行動なくして結果はでません。
しっかり行動を伴わせて実践してみます。
